10 tips voor projectresultaat
02 december 2021
Herinnert u zich nog de blog over de verschillen tussen een project- en procesresultaat? Nu delen wij graag 10 tips voor optimaal projectresultaat. In een logische opbouw, volgens de kwaliteitscirkel van Deming met de vier activiteiten: Plan, Do, Check, Act. Doe er uw voordeel mee!
Projecten zijn er in allerlei vormen en gradaties. Bij projecten binnen de Industriële Automatisering moeten elektrotechnische schema’s, PLC- en SCADA software en allerhande rapportages en documenten worden opgeleverd. De volgende tips helpen daarbij:
.
Tip 1: Inventariseren en inzicht krijgen
Start altijd met een goede inventarisatie. Welke informatie is bekend en welke informatie ontbreekt? Wat is de mate van herhaling? Is de standaard bekend en voor iedereen duidelijk? Herhaling in projecten is soms niet direct zichtbaar. Door het classificeren van de objecten in een project blijkt de herhaling vaak vele malen groter dan in eerste instantie gedacht. Ook niet vergeten: kom ook tot een goede ureninschatting, wat kosten en leveren activiteiten op?
.
Tip 2: Herhaling benadrukken
Benadruk herhaling op alle lagen van het project en voor alle disciplines. Welke componenten zijn hetzelfde? Welke systemen zijn hetzelfde? Welke subsystemen zijn hetzelfde? Pas het ontwerp aan op deze herhaling, omdat op dit onderdeel veel tijd en kwaliteitswinst te halen is, later in het ontwerpproces. Als Yellax zien wij vaak afwijkingen die ontstaan door een verkeerde manier van bezuinigen. De kwaliteitsverhoging en tijdbesparing door herhaling is vele malen groter dan een kleine materiaalbesparing die wellicht ontstaat door zaken te groeperen. We zien dit vaak terug in hoofdverdelers, pneumatiek eilanden, klemmenkasten, remote I/O stations. Kortom: seriewerk is ten alle tijden te verkiezen boven enkelvoudige specials.
.
Tip 3: Een mechatronische projectfasering
Faseer het project op een mechatronisch logische manier. Dat klinkt logisch, maar gebeurt nog te weinig. Zorg ervoor dat alle betrokken disciplines de projectfasering ondersteunen. Bijvoorbeeld door de projectfasering te laten overeenkomen met systeemgrenzen of door deze aan te passen met:
– Een extra schakelkast;
– Een extra baan-/machine opdeling;
– Een extra plc/controller;
Zo kun je een projectfase compleet testen/opleveren en heb je vaak meer mogelijkheden om parallel te werken. De extra materiaalkosten wegen daarbij vaak niet op tegen de opgeleverde flexibiliteit tijdens de uitvoeringsfase. Zelfs gedurende de life-cycle van een technische installatie is dit handig, vooral wanneer er geen duidelijke afspraken over zijn gemaakt. Dat betekent dat dit soort vraagstukken tijdens de detailengineering alsnog opgelost moeten worden.
.
Tip 4: Stuur op risico’s en projectinformatie
Zorg dat informatie gebundeld en eenduidig bij de detail engineering terechtkomt. Dit is essentieel om rework, kosten en heel veel frustratie te besparen. Met een goede inventarisatie is er inzicht in de projectspecials en de gaten in de informatie. Helaas is informatie namelijk vaak incompleet en/of inconsistent, bijvoorbeeld:
– Duplicaat tagcoderingen;
– Foutieve functieteksten (talen door elkaar, hoofdletter gebruik etc..);
– Copy paste fouten door handmatige aanmaak van dit soort documenten;
– Ontbrekende informatie (motorvermogens, sensortypen, interfaces met derden, veiligheid zonering);
.
Tip 5: Iteratief werken
Als een project zich leent voor generatie, dan wijzigt de projectplanning en -aanpak. Er kan daarbij voor een meer iteratief proces gekozen worden. Deze manier van werken heeft invloed op de volgorde van werkzaamheden en soms is het wenselijk om een andere aanpak te kiezen. Zoals handmatige specials die los worden uitgewerkt en aangevuld met automatisch gegenereerde documenten. Hoe dat iteratief werken eruit ziet? Je leest erover in onze blog SCRUM.
.
Tip 6: Standaardiseren
Binnen de scope van een project is het verstandig om te standaardiseren. Denk aan het vastleggen van de architectuur voor software, het bepalen van de opzet van elektrotechnische schema’s, maar ook aan attribuutbenamingen, voorbeeldoutput vastleggen etc. In deze fase maken we van elke uitvoering typicals en/of macro’s. Dat doen we op de volgorde die in de inventarisatie is bepaald. Doe dit niet bedrijfsbreed, je bent dan namelijk alleen afhankelijk van de stakeholders binnen het project. Wel zo efficiënt.
.
Tip 7: Automatiseren
Veel detail engineering werk bestaat uit copy/paste. Zonde! De engineer kan heel goed worden ingezet voor het uitzoeken van de specials of het uitwerken van een software architectuur. Op basis van zijn inventarisatie kan er gekozen worden om delen van het project te genereren, waardoor herhalende taken kunnen worden uitgefaseerd (ook wel administratief werk genoemd). Een “keep it simple” methode in combinatie met logisch nadenken is dan meestal de beste keus.
.
Tip 8: Evalueren
Bij elke generatie iteratie kan er gecontroleerd worden of de output aansluit bij de wensen: doe dat! Stakeholders in het project kunnen de output al controleren voordat er een definitieve generatie plaatsvindt. Er kan dan gekozen worden om verbeteringen door te voeren of al een volgend object te genereren. Deze iteratie-loop kan meerdere keren worden doorlopen. Bij elke projectfase kunnen er nog additionele zaken worden toegevoegd op basis van wat dan het meeste oplevert. En wanneer de output compleet genoeg is, of wanneer de projectplanning dit afdwingt, worden de laatste details met de hand verwerkt.
.
Tip 9: Automatische screening van binnenkomende informatie
Spiegel nieuwe informatie tegen de vorige status van de informatie. Zo kunnen er automatische samenvattingen worden gemaakt van de wijzigingen. De informatie wijzigt gedurende het project ondanks alle inspanning toch nog regelmatig. Het controleren van deze externe informatie kost veel tijd en kan geautomatiseerd worden. Wat is er nieuw? Wat is er vervallen? Of is alleen de identificatie code gewijzigd? Welke informatie is er gewijzigd? Vaak blijkt dat er veel meer is gewijzigd dan is aangegeven in de handmatig ingevulde/gekleurde regels. De projectkwaliteit is zo rechtstreeks afhankelijk van de projectinformatie en ‘Shit in = Shit out’ wordt vaak geciteerd.
.
Tip 10: Het team bepaalt het succes
De laatste en misschien wel belangrijkste tip: succes is een product dat alleen gemaakt wordt door mensen. Het team bepaalt het succes, een gemotiveerd team is dan ook essentieel. Zorg voor een team met zelfreflectie, de juiste competenties en gericht op efficiency. Met elkaar en voor elkaar!